Czym jest follow up e-mail i dlaczego warto go wysyłać?

Follow up e-mail dla biznesu – to osobny e-mail lub łańcuch e-maili, które są wysyłane w odpowiedzi na docelowe działanie i inne aktywności potencjalnych klientów. Może to być subskrypcja serwisu, aktywacja wersji próbnej produktu lub jego sprzedaż, osobiste spotkanie lub rozmowa telefoniczna, udział w konferencji itp.

W tym właśnie może pomóc follow-up e-mail:

• doprowadzić do zakupu produktu lub usługi;
• uzyskać informacje zwrotne od osób, które już nawiązały kontakt z firmą;
• zaprosić uczestników konferencji na kolejne wydarzenie;
• przypomnieć o sobie tym, którzy z jakiegoś powodu nie wypełnili formularza na stronie internetowej;
• dowiedzieć się o ogólnych wrażeniach ze współpracy;
• podziękować za czas poświęcony na osobiste spotkanie;
• podsumować wyniki rozmowy telefonicznej lub osobistego spotkania i wiele więcej.

Jak prawidłowo odpowiedzieć na follow up e-mail?

Aby uzyskać wysoki odsetek otwartych i przeczytanych wiadomości e-mail, należy nauczyć się, jak wzbudzać i utrzymać zainteresowanie potencjalnego klienta. Wystarczy stworzyć kilka skutecznych szablonów wiadomości follow up na różne okazje. O czym należy pamiętać, tworząc taki szablon?

Dodaj wiadomość wychodzącą

Follow up e-maile często służą przypomnieniem o ostatnich działaniach odbiorcy, a Ty masz kilka sposobów na przekazanie tej informacji.

• Krótko podsumuj lub powtórz istotę poprzedniego e-maila.
• Sprawdź, czy ostatni e-mail nie został zgubiony, czy klient nie zapomniał na niego odpowiedzieć.
• Zwróć się do klienta w humorystyczny sposób, dodaj mem lub zabawny obrazek, aby poprawić nastrój.

Zwróć uwagę na temat wiadomości

Follow up e-mail dla klienta powinien zawierać chwytliwy nagłówek. Informuje on o tym, co dokładnie znajdzie się w wiadomości i zachęca do jej otwarcia. Oto kilka typowych tematów follow up e-mail, które przyciągną uwagę potencjalnych klientów:

• Dziękujemy za rejestrację w naszym serwisie, [imię]!
• Pozostańmy w kontakcie, [imię].
• Dziękujemy za udział w naszym seminarium, [imię]!
• Czekamy na Twoją decyzję w sprawie naszej propozycji, [imię].
• Podsumujmy wyniki naszej rozmowy o współpracy, [imię].
• Chcielibyśmy potwierdzić datę naszego następnego spotkania, [imię].
• [Imię], przygotowaliśmy kilka pomysłów na udany początek pracy.
• Pytania dotyczące funkcjonalności naszego produktu. Twoja opinia jest dla nas ważna, [imię].
• Przygotowaliśmy N sposobów na zwiększenie twoich dochodów, [imię].
• [Imię], przygotowaliśmy dla Ciebie zasoby, które pomogą rozwiązać Twoje problemy.
• [Imię], nie zapłaciłeś faktury – może masz jakieś pytania?

Spersonalizuj swoje wiadomości

Zaprojektuj szablon follow up e-mail tak, aby potencjalny klient zrozumiał, że pamiętasz kontekst interakcji z nim i jesteś zainteresowany pomocą w rozwiązaniu jego problemów:

• Zwracaj się do odbiorcy wiadomości e-mail po imieniu i dokładnie tak, jak przedstawił Ci się wcześniej.
• Umiejętnie balansuj między prezentacją biznesową a emocjonalną.
• Zademonstruj ludzkie podejście (na przykład użyj tylko swojego imienia w podpisie).
• Unikaj skomplikowanych struktur – spraw, by Twoja komunikacja wyglądała jak przyjazna korespondencja.
• Przedstawiaj sugestie, które są istotne dla potrzeb lub oczekiwań odbiorcy.

Pisz krótko i na temat

Follow up e-maile powinny być krótkie i eleganckie. Masz tylko kilka sekund, aby przyciągnąć i utrzymać uwagę potencjalnego klienta.Po krótkim wprowadzeniu, w którym przypomnisz o poprzednich umowach lub komunikacji, przejdź do rzeczy:

• Pisz follow up e-maile nie dłuższe niż 200 słów.
• Określ główny punkt wiadomości w pierwszych dwóch lub trzech zdaniach.
• Uporządkuj informacje: podziel tekst na akapity, używaj list.

Pamiętaj, że Twoim celem jest podziękowanie odbiorcy w krótkiej wiadomości, zachęcenie go do wyrażenia opinii, zainteresowanie go nowymi produktami/wydarzeniami i umówienie się na rozmowę lub spotkanie. Zbyt długa wiadomość e-mail, zwłaszcza jeśli jest napisana w formie “arkusza”, prawdopodobnie odstraszy potencjalnego klienta. Taka wiadomość może zostać zignorowana lub, co gorzej, wrzucona do spamu. Weź to pod uwagę, przygotowując swój własny szablon follow up e-maila.

Bądź konsekwentny

Jeśli Twoja strategia e-mailowa obejmuje wysyłanie kilku follow up e-maili, nie spiesz się i bądź konsekwentny:

• Nie odkrywaj wszystkich kart naraz — dodawaj cenne informacje do każdego kolejnego e-maila.
• Umieść CTA na końcu wiadomości i sformułuj je jasno, zachęcając potencjalnego klienta do podjęcia działania.
• Zachowaj przerwę, na przykład 1-2 dni powinny upłynąć między wysłaniem pierwszego i drugiego follow up e-maila, a 4 dni między wysłaniem drugiego i trzeciego.

W miarę uczenia się, jak tworzyć profesjonalne follow up e-mails, będziesz gromadzić wiedzę, informacje zwrotne i analizy. Razem pozwoli to wybrać optymalny odstęp czasu między kolejnymi wiadomościami na podstawie specyfiki odbiorców.

10 szablonów e-maili, których możesz używać

Poniżej znajduje się 10 typowych szablonów follow-up dla różnych sytuacji, z których możesz odnieść wyraźne korzyści. Zachęcamy do wykorzystania tych przykładów w swojej firmie z niewielkimi poprawkami. Gotowy szablon jest przewodnikiem do działania i jednym z najważniejszych kroków podczas wdrażania skutecznej strategii e-mail marketingu.

Po braku odpowiedzi

Twoje e-maile nie otrzymują odpowiedzi? Istnieje kilka powodów takiego stanu rzeczy. Po pierwsze, Twój e-mail mógł przypadkowo trafić do spamu, a użytkownik może go zobaczyć tylko przez przypadek – jeśli okresowo sprawdza ten folder w poszukiwaniu czegoś ważnego. Po drugie: użytkownik otworzył i przeczytał wiadomość e-mail, ale po prostu na nią nie odpowiedział. Po trzecie: użytkownik zobaczył wiadomość w swojej skrzynce odbiorczej, ale jej nie otworzył. W drugim i trzecim przypadku powody takiego zachowania mogą być różne: tytuł e-maila lub jego treść nie przyciągnęły uwagi potencjalnego klienta, był on rozproszony innymi zadaniami podczas odpowiadania lub po prostu zapomniał o tobie. W każdym razie warto wykazać się umiarkowaną wytrwałością i przypomnieć o sobie ponownie. Przedstawiamy poniżej opcje, jak to zrobić.

Witaj, [imię]!

Być może nie widziałeś poprzedniego e-maila, więc spieszę z ofertą, która z pewnością Cię zainteresuje.

Jestem w 100% przekonany, że współpraca między naszymi firmami ma ogromny potencjał. Zaufały nam już [firma_1, firma_2, …], które z naszą pomocą osiągnęły już [osiągnięcie_1, osiągnięcie_2, …].

Skontaktuj się z którymkolwiek z naszych managerów, aby uzyskać więcej informacji – przygotowaliśmy bonus dla nowych klientów.

Czekam na wiadomość od Ciebie.

[Podpis]

Ważne:

• Bądź wytrwały: możesz wysłać więcej niż jeden follow up.
• Unikaj monotonii i twórz interesujące struktury semantyczne, aby przyciągnąć uwagę.

Po spotkaniu lub rozmowie telefonicznej

Pierwszy kontakt już miał miejsce, więc osoba ta już o tobie wie i może być nawet gotowa do współpracy. Ważne jest, aby nie przegapić tego momentu i jak najszybciej wykonać kolejny krok, aby zmotywować potencjalnego klienta do zrobienia tego samego. Mamy nadzieję, że poniższy przykład wiadomości follow up pomoże ci w tym.

Witaj, [imię]!

Podczas naszej ostatniej rozmowy omówiliśmy [temat_dyskusji] i uzgodniliśmy, że podczas naszego następnego kontaktu opracujemy dalszą strategię działania.

Być może teraz jest odpowiedni moment na kontynuowanie dyskusji? Chętnie odpowiem na Twoje pytania telefonicznie lub w inny dogodny sposób. Proszę, daj mi znać, kiedy byłoby Ci wygodnie kontynuować naszą rozmowę.

[Podpis]

Ważne:

• Zachowuj się pewnie i asertywnie.
• Nie trać cennego czasu na wykonanie kolejnego kroku.
• Krótko podsumuj wyniki spotkania lub rozmowy telefonicznej w treści wiadomości e-mail.

Po wydarzeniu

Wybierz odpowiedni czas na wysłanie pierwszej wiadomości po targach, konferencji, seminarium lub innym wydarzeniu, w którym uczestniczyła Twoja konkurencja. Jest wysoce prawdopodobne, że potencjalni klienci otrzymają kilka wiadomości e-mail pierwszego dnia, a Twoja może po prostu się zgubić. Nie warto jednak wstrzymywać się zbyt długo, ponieważ możesz zostać wyprzedzony. Lepiej zachować 2-3 dni przerwy – to optymalny odstęp między wydarzeniem a kolejnym punktem kontaktu z potencjalnym klientem.

Witaj, [imię]!

Z przyjemnością spotkaliśmy się na [nazwa_wydarzenia] i omówiliśmy [temat_wydarzenia].

Wydaje się nam, że te informacje będą dla Ciebie interesujące – tutaj będziesz mógł uzyskać odpowiedzi na pytania, które naszym zdaniem Cię ciekawią.

Co o tym sądzisz? Podziel się swoimi wrażeniami, to jest dla nas bardzo ważne.

Do zobaczenia wkrótce!

[Podpis]

Ważne:

• Przypomnij nazwę i temat wydarzenia.
• Stwórz apel, który zmotywuje klienta do podjęcia kolejnych kroków.
• Dodaj wartość dla klienta, aby wyróżnić się na tle konkurencji.

Po wysłaniu „zimnej” wiadomości e-mail do potencjalnego klienta

Wysłanie follow up e-mail w tym przypadku ma kluczowe znaczenie dla zwiększenia konwersji, dlatego należy zachować ostrożność podczas tworzenia szablonu. Wiele osób odmawia wysyłania follow up e-maili, aby nie wyglądać zbyt nachalnie. W rzeczywistości nadal możesz zmienić potencjalnego klienta w prawdziwego klienta.

Witaj, [imię]!

Wygląda na to, że przegapiłeś mój poprzedni e-mail, w którym pisałem o [temat_e-maila]. Wierzę, że będzie to dla Ciebie świetna okazja do [wartość_1, wartość_2, …].

Może mógłbyś poświęcić 10 minut na zapoznanie się z moją propozycją? Jestem gotowy odpowiedzieć na wszelkie pytania telefonicznie [numer] lub w korespondencji.

[Podpis]

Ważne:

• Składaj spersonalizowane oferty.
• Bądź wytrwały i przekonujący.
• Dodawaj nieco więcej wartości do każdej kolejnej wiadomości e-mail.

Po pierwszej rozmowie

Nawiązałeś już kontakt z klientem, a teraz Twoim zadaniem jest utrzymanie jego zainteresowania Twoją firmą. Rozsądne jest wysłanie wiadomości uzupełniającej tak szybko, jak to możliwe, zanim potencjalny klient zapomni o szczegółach dyskusji.

Witaj, [imię]!

Ostatnim razem, gdy rozmawialiśmy o [temat_dyskusji], wyraziłeś zainteresowanie [produkt_firmy]. Czy byłbyś zainteresowany przetestowaniem [produktu/oferty] na korzystnych warunkach? Omówmy szczegóły w dogodnym dla Ciebie formacie.

Do zobaczenia wkrótce!

[Podpis]

Ważne:

• Działaj szybko i pewnie.
• Napisz e-maila, który będzie miał w sobie wartość dla klienta.
• Pisz zwięźle, aby pokazać, że cenisz czas klienta.

Po zdarzeniu wyzwalającym

Załóżmy, że użytkownik podjął jakieś działanie, które pokazuje jego zainteresowanie produktami lub usługami Twojej firmy. Na przykład potencjalny klient ponownie otworzył poprzednią wiadomość e-mail – narzędzia marketingowe do śledzenia takich działań w wiadomościach e-mail dopiero zyskują na popularności i mogą być przydatne do zwiększania konwersji.

Witaj, [imię]!

Zauważyłem, że jesteś zainteresowany naszymi produktami i chcę się upewnić, że znalazłeś to, czego szukałeś. Jestem pewien, że nasze rozwiązania pomogą Ci zrealizować [potrzeba_1, potrzeba_2, …].

Być może masz jeszcze jakieś pytania? Chętnie na nie odpowiem. Daj mi znać, jak się z Tobą skontaktować.

Z niecierpliwością czekam na odpowiedź.

[Podpis]

Ważne:

• Niezwłocznie podejmij dalsze działania.
• Podsumuj wyniki pierwszej rozmowy.
• Zachęć klienta do wykonania kolejnego kroku.

Dla sprzedaży

Szablon follow up e-maila dotyczącego sprzedaży powinien zawierać przypomnienie, że klient jest bardzo blisko zamknięcia transakcji. Statystyki sprzedaży będą zależeć od tego e-maila, więc bądź tak odpowiedzialny, jak to tylko możliwe.

Witaj, [imię]!

Widzę, że prawie ukończyłeś zamówienie na naszej stronie internetowej. Może coś Cię rozproszyło? Proponuję wrócić do miejsca, w którym skończyłeś.

Czy wiesz, że ta kategoria produktów sprzedaje się w tym sezonie o 12% lepiej niż w poprzednim? Ale nie martw się: Twój produkt wciąż czeka na Ciebie w koszyku. Dokończ zakup lub napisz do nas, jeśli masz jakiekolwiek problemy.

Przy okazji, czy wiesz, że [artykuł_potwierdzający_wartość_produktu]?

[Podpis]

Ważne:

• Unikaj clickbaitów w temacie wiadomości.
• Pisz zwięźle, aby zaoszczędzić czas potencjalnego klienta.
• Dodaj statystyki lub ciekawy fakt, który zainteresuje klienta.

Po webinarze

Follow up e-mail może być jednym z najważniejszych narzędzi do utrzymania uwagi odbiorców i przyciągnięcia ich do innych platform klienckich, na przykład w celu rozszerzenia bazy subskrybentów Linkedin.

Witaj, [imię]!

Dziękujemy za udział w naszym webinarze! Mam nadzieję, że był to przyjemnie i pożytecznie spędzony czas!

Oto kilka dodatkowych zasobów na interesujący Cię temat:

[link_1];

[link_2];

[link_3]…

Tutaj znajduje się nagranie, aby odświeżyć w pamięci webinar w dowolnym momencie

[link_record].

Śledź nas na LinkedIn, aby być na bieżąco z przyszłymi wydarzeniami!

[Podpis]

Ważne:

• Przypomnij o temacie i treści webinaru.
• Przedstaw spersonalizowaną ofertę w temacie wiadomości.
• Zwiększ rozpoznawalność dzięki markowym obrazom.

Po rozmowie kwalifikacyjnej

Ten szablon wiadomości e-mail jest odpowiedni w przypadkach, gdy planujesz nawiązać współpracę z firmą na wzajemnie korzystnych warunkach, na przykład, jeśli oferujesz outsourcing usług IT i jesteś zainteresowany znalezieniem nowych klientów.

Witaj, [imię i nazwisko]!

Dziękuję za poświęcenie czasu na omówienie [nazwa_stanowiska]! To była przyjemność spotkać się i poznać więcej szczegółów.

Z niecierpliwością czekam na dołączenie do [nazwa firmy] i podjęcie obowiązków [obowiązek_1, obowiązek_2,…]. Wierzę, że będę przydatny w rozwiązywaniu następujących zadań: [korzyść_1, korzyść_2, …].

Chętnie udzielę dodatkowych informacji na temat moich kompetencji i przykładów mojej pracy. 

Z niecierpliwością czekam na kontakt!

[Podpis]

Ważne:

• Rozpocznij rozmowę od podziękowania.
• Podkreśl swoje zainteresowanie projektem/firmą.
• Powiedz, w jaki sposób będziesz przydatny dla firmy.

Po wysłaniu follow up e-mail

Odsetek otwartych i przeczytanych wiadomości e-mail, wysyłanych przez firmy, jest daleki od upragnionych 100%. Jest to zdecydowanie powód, aby pisać raz za razem. Przynajmniej po to, by przyjaźnie „szturchnąć” potencjalnego klienta i przypomnieć mu o sobie.

Witaj, [imię]!

Niestety, nie widzieliśmy Twojej odpowiedzi na naszą poprzednią wiadomość e-mail i chcielibyśmy wiedzieć, czy wszystko u Ciebie w porządku. Jeśli masz jakieś dodatkowe pytania, chętnie na nie odpowiemy. Być może masz problemy z korzystaniem z naszego serwisu?

Czekamy na wiadomość od Ciebie tak szybko, jak to możliwe.

[Podpis]

Ważne:

• Pamiętaj, że wytrwałość się opłaca.
• W zależności od specyfiki działalności powtarzaj wysyłanie e-maili co 3-5 dni.
• Pisz krótko, aby wiadomość została przeczytana do końca.
• Zaoferuj pomoc, ale nie dodawaj nowych informacji o swojej usłudze.

Najlepsze przykłady follow up e-maili, które warto przeanalizować

Zebraliśmy kilka świetnych przykładów follow up e-maili wysyłanych przez znane marki. Możesz zobaczyć, w jaki sposób wykorzystują one techniki, wymienione powyżej, i jak kreatywnie rozwiązują zadanie. Być może jeden z tych przykładów follow up e-maili przyda się podczas projektowania szablonów dla twojej firmy.

Canva elegancko prowadzi odbiorcę wiadomości e-mail do kliknięcia pożądanego przycisku, zadając dwa proste pytania. Jeśli odpowiedzi są twierdzące, nic nie stoi na przeszkodzie, aby potencjalny klient wykonał następny krok.

Troskliwy zespół obsługi klienta Apple nie lubi nudnych, suchych wiadomości e-mail, które często można zobaczyć w innych firmach technologicznych. Zamiast tego zwracają się do swoich klientów w najbardziej przyjazny sposób, delikatnie popychając ich do wykonania docelowej akcji z poprzedniej wiadomości.

W Salesforce przygotowali przykład follow up, który zawiera cztery wezwania do działania jednocześnie. Wszystko jest pod kontrolą: ten e-mail jest przeznaczony dla gorących leadów, a prawdopodobieństwo konwersji jest wyższe niż kiedykolwiek. Ponadto należy zwrócić uwagę na design: z pewnością nikogo nie pozostawi obojętnym.

Zwróć uwagę, że każdy przykład follow up e-mail dla potencjalnego klienta zawiera co najmniej jedną lub dwie funkcje, o których wspomnieliśmy powyżej. Jednak marketerzy przyjęli kreatywne podejście do zadania i zaangażowali kreatywnego designera do jego rozwiązania. Efekt jest imponujący, prawda?

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że udało nam się zainspirować Cię do skorzystania z kolejnego popularnego i skutecznego (!) narzędzia do e-mail marketingu, a przedstawione rekomendacje, przykłady follow up e-maili i sugerowane szablony pomogą w pełni wykorzystać jego możliwości i zaoszczędzić swój czas. Jest to świetna okazja, aby zaangażować klientów, którzy już weszli w interakcję z Twoją firmą i mogą być zainteresowani korzystaniem z Twoich produktów i usług w przyszłości.

Często zadawane pytania

Czym jest szablon follow up e-maila?

Szablon follow up e-maila – to gotowa wiadomość tekstowa wysyłana do klientów, którzy już nawiązali kontakt z Twoją firmą. Może to być formularz rejestracyjny, subskrypcja aktualizacji, okres próbny produktu online, zakup produktu/usługi przez klienta, spotkanie eventowe, wywiad itp.

Jak stworzyć szablon wiadomości follow up?

Szablon wiadomości follow up powinien zostać stworzony na podstawie analizy poprzednich punktów kontaktu potencjalnego klienta z Twoją firmą – od tego zależy treść i struktura wiadomości. Bądź odważny i zwięzły, jasno określ swoje wezwanie do działania, ustrukturyzuj wiadomość i dodaj wartość do każdego follow up e-maila.