Jeśli właściciel firmy dopiero zamierza zbudować bazę subskrybentów, musi poświęcić czas na weryfikację poczty elektronicznej. Pozwoli to zwiększyć efektywność wykorzystania kampanii e-mailowych i zabezpieczy przed problemami w przyszłości. 

Proces walidacji i weryfikacji adresów e-mail można zautomatyzować za pomocą specjalistycznych narzędzi. Niekoniecznie trzeba znać język programowania ani poświęcać kilka dni na naukę. Wystarczy jedynie zapoznać się z podstawowymi ustawieniami.

1. Wyjaśnienie dotyczące walidacji i weryfikacji poczty elektronicznej

Wyobraźmy sobie, że właściciel firmy zgromadził bazę skrzynek pocztowych i chce ją wykorzystać do zwiększenia konwersji. Rejestruje się w serwisie do mailingu, opłaca taryfę, tworzy szablon i czeka na odpowiedź.

Kilka godzin później nadawca widzi w raportach rozczarowujące statystyki. Okazuje się, że tylko połowa maili dotarła do odbiorców, a zaledwie 10% z nich je otworzyło. Czas zmarnowany, a przedsiębiorca postanawia nie korzystać z tego kanału. 

Krytycznym błędem jest to, że zbieranie adresów e-mail nie jest wystarczające do skutecznego mailingu. Jeśli większość adresów e-mail jest nieważna lub ich właściciele nie są zainteresowani treścią, z wysyłania e-maili nie będzie żadnych korzyści. 

Czyszczenie bazy kontaktów odbywa się za pomocą dwóch operacji: walidacji i weryfikacji. Walidacja skrzynek pocztowych jest często mylona z weryfikacją, dlatego ważne jest, aby zrozumieć szczegóły. 

Walidacja – to proces sprawdzania istnienia adresu e-mail. Specjalistyczne serwisy mogą pomóc szybko dowiedzieć się, czy adres e-mail naprawdę istnieje. Użytkownicy często dodają fałszywe adresy do formularzy kontaktowych, ponieważ nie chcą dzielić się osobistymi informacjami. 

Weryfikacja – to potwierdzenie subskrypcji. Na wielu stronach internetowych można znaleźć formularz do subskrypcji. Użytkownik wpisuje adres, otrzymuje e-mail z linkiem aktywacyjnym, zgodnym z GDPR, i śledzi aktualizacje. 

Walidacja i weryfikacja pomagają utrzymać świeżość bazy subskrybentów. Globalna różnica między nimi polega na tym, że weryfikacja musi być wykonana raz, kiedy użytkownik zapisuje się do newslettera. Z kolei walidacja powinna być wykonywana co jakiś czas, ponieważ skrzynki pocztowe przestają działać.

2. Dlaczego trzeba weryfikować adres e-mail przed wysłaniem wiadomości?

Według statystyk, co roku około 23% skrzynek pocztowych staje się nieważnych. Nie musi to dotyczyć każdej bazy adresów, ale co roku traci się część użytkowników i nic nie można z tym zrobić. 

Sprawdzenie poprawności działania skrzynki pocztowej i późniejsza weryfikacja pozwoli zaoszczędzić czas i zasoby serwisu mailingowego. Jeśli założyć, że 1 500 adresów z bazy 12 000 kontaktów nie dostaje powiadomień, to limity będą marnowane daremnie.

Weryfikacja maili odbywa się automatycznie, więc nie trzeba się jej obawiać. Ważne jest jednak, aby przed wysłaniem e-maili wybrać odpowiedni serwis pocztowy. Jeśli trzeba będzie zmienić platformę, należy ponownie poprosić o potwierdzenie.

2.1. Zmniejszenie liczby odrzuceń 

Gdy wiadomość e-mail jest wysyłana na nieistniejącą skrzynkę pocztową, nadawca otrzymuje twarde odrzucenie. Jeśli takich przypadków jest wiele, dostawca usług poczty elektronicznej (ESP) może zablokować konto. 

Okresowe sprawdzanie ważności adresów e-mail chroni przed wysokim bounce rate. Niektóre serwisy marketingowe pozwalają na ustawienie walidacji odbiorców według harmonogramu bez straty czasu. 

Utrzymanie niskiego lub zerowego bounce rate jest jednym z głównych celów każdego marketera, lub właściciela firmy, który samodzielnie zajmuje się mailingiem.

2.2. Zwiększanie procentu dostarczonych e-maili 

Jeśli większość adresów na liście jest prawidłowa, wskaźnik dostarczonych wiadomości będzie wynosić blisko 100%. To z kolei sprawia, że konto nadawcy wygląda autorytatywnie w oczach algorytmów serwisów pocztowych. 

Na dostarczalność wpływają również inne czynniki: liczba linków w tle, tematyka wiadomości oraz zaufanie do domeny. Jeśli jednak problemy zaczynają się już na samym początku, nie ma co liczyć na efektywną pracę z e-mail kanałem. 

2.3. Ochrona reputacji nadawcy

Serwisy, oferujące masową wysyłkę wiadomości mailowych, są zainteresowane współpracą z klientami, którzy nie mają problemów z dostarczaniem e-maili i nie korzystają z niedozwolonych metod promowania swoich towarów lub usług.

Usługodawcy dysponują wewnętrznymi metrykami, pozwalającymi ocenić wydajność każdego użytkownika. Gdy tylko one wykroczą poza ustalone zakresy, praca zostanie zablokowana. 

Celem serwisów pocztowych jest pomyślne dostarczenie wiadomości elektronicznych. Walidacja adresu e-mail i inne zadania przygotowawcze spadają na barki nadawców. To oni są najbardziej zainteresowani tym, aby system działał bez zarzutów. 

Warto też pamiętać, że, wysyłając maile z firmowej skrzynki pocztowej, istnieje ryzyko, że zostanie ona zablokowana. Dzieje się tak, gdy z adresu stale spływa spam, a użytkownicy wysyłają skargi.

2.4. Poprawa wyników masowej wysyłki e-maili

Zablokowane skrzynki pocztowe oraz inne problemy techniczne można załatwić. Aczkolwiek jeśli pojawią się problemy z wydajnością mailingu, może to zaszkodzić biznesowi i zmniejszyć dochody. 

Można śledzić poprawę rezultatów za pomocą Reply Rates, Open Rates i innych metryk. Jeśli użytkownicy chętnie czytają wiadomości, odpowiadają na nie i wykonują inne celowe działania, to można uznać, że zadanie zostało wykonane. 

Wysyłka masowa tworzona jest po to, aby utrzymywać kontakt z potencjalnymi i obecnymi klientami. Jeśli jednak interakcja z nimi zamieni się w prześladowanie mailami, korzyści będą zerowe. 

Wynik interakcji z subskrybentami zależy od wielu czynników. Jeśli nadawca nie zwróci uwagi na sprawdzenie poprawności adresów, sensowność dalszych starań stanie pod znakiem zapytania. 

3. Jak zweryfikować adres poczty elektronicznej bez wysyłania wiadomości?

Istnieje wiele sposobów weryfikacji e-maili, które mogą być wykorzystane przez użytkowników o dowolnym poziomie wiedzy. Aby zaoszczędzić czas, lepiej skorzystać z narzędzi do masowej weryfikacji skrzynek pocztowych.

Jeśli masz pod ręką serwis do mailingu, warto sprawdzić, czy nie posiada on funkcji walidacji. Wiele serwerów pocztowych udostępnia tę usługę za darmo. Jednak dostęp do niej można uzyskać po opłaceniu planu taryfowego.

Można też zweryfikować adres skrzynki pocztowej samodzielnie, bez korzystania z zewnętrznych narzędzi, ale pewność, że e-mail jest ważny, uzyskamy dopiero po wysłaniu testowego maila przez dostawcę.

3.1. Sprawdzanie składni adresu pocztowego

Składnia adresu zawiera pewne elementy. Jest to nazwa skrzynki pocztowej, symbol @ oraz nazwa domeny. W nicku można używać tylko kropek, ale nie więcej niż jednej. 

Jeśli chodzi o domenę, to również składa się ona z ciągu określonych części – nazwy i strefy. Domena my-spam.email.com.tld jest podejrzana, ponieważ nie wygląda jak skrzynka pocztowa zwykłego użytkownika.

Wizualne sprawdzenie składni i znalezienie jednorazowych adresów nie jest trudne, ale nie należy się z tym spieszyć, ponieważ można przypadkowo usunąć z listy ważne adresy, które po prostu wydają się nieprawidłowe.

3.2. Ping serwera

Ping SMTP serwera jest zazwyczaj wykonywany przez doświadczonych użytkowników, którzy wiedzą, że można usunąć z bazy skrzynek pocztowych całą domenę, a nie konkretne adresy. Pozwoli to szybciej zweryfikować adres e-mail. 

Za pomocą narzędzi, takich jak PuTTY for Telnet, można pingować domenę, aby sprawdzić, czy istnieje ona w sieci. Jeśli przez długi czas nie ma odpowiedzi, warto usunąć skrzynki pocztowe z listy lub tymczasowo zablokować wysyłanie wiadomości e-mail.

3.3. Wyszukiwane IP-adresu

Inny szybki sposób sprawdzania skrzynek pocztowych opiera się na analizie adresu IP. Można użyć dowolnego narzędzia do sprawdzania IP i nie poświęcać czasu na zapoznanie się z bardziej złożonymi narzędziami.

Weryfikacja adresu e-mail bez wysyłania maila za pomocą analizy adresu IP opiera się na pracy z rekordem MX. System analizuje, czy on istnieje, i jak jest skonfigurowany. 

Sprawdzenie MX pozwoli uzyskać adres IP, a następnie można poszukać informacji o adresie w dowolnym serwisie, który udostępnia takie dane. Za pomocą wyszukiwarki można je znaleźć w kilka sekund. 

3.4. Wyszukiwanie DNS

DNS Lookup – to narzędzie, służące do weryfikacji autentyczności domeny. Weryfikacja adresu e-mail za pomocą DNS może być wykorzystana jako dodatkowa możliwość wykrycia problemów z domeną. Należy pamiętać, że każda domena może doświadczać sporadycznych trudności. 

W wyszukiwarce można łatwo znaleźć serwis, który w kilka sekund pokaże informacje o skonfigurowanych rekordach serwisowych domeny. A potem wystarczy sprawdzić, czy są one poprawne. 

3.5. Wyszukiwanie adresu w Google

Skrzynki pocztowe można znaleźć niemal na każdej stronie informacyjnej lub komercyjnej. Są one umieszczane po to, aby klienci lub potencjalni partnerzy mogli nawiązać kontakt i uzyskać odpowiedzi na swoje pytania. 

Metoda ta nie gwarantuje 100% dokładności, ale jeśli e-mail jest publicznie dostępny, najprawdopodobniej jest poprawny. Nie zapomnij zwrócić uwagi na dostępność domeny. Jeśli nie odpowiada ona na zapytania, to poprawność skrzynki nie będzie miała wpływu na pomyślne dostarczenie maila.

Istnieje wiele sposobów weryfikacji e-maili, a wyszukiwarki nie są najbardziej skuteczne. Można jednak wykorzystać te serwisy jako źródło informacji.

3.6. Sprawdzanie istniejących czarnych list

Czarne listy – to zbiór adresów pocztowych, które zostały wcześniej zidentyfikowane jako podejrzane. Na przykład były wykorzystywane do wysyłania spamu lub linków do stron phishingowych. E-maile z domen o niskim poziomie zaufania nie docierają do odbiorców. 

Gdy początkujący pytają, jak weryfikować pocztę elektroniczną, jedną z najtrafniejszych opcji jest korzystanie z czarnych list. Jeśli domena znajduje się na liście, nie warto wysyłać maili na takie skrzynki. 

W niektórych przypadkach adresy trafiają na czarną listę przez przypadek, ale nie zdarza się to tak często. Dlatego można brać ją pod uwagę i wykorzystywać do oczyszczania swojej bazy kontaktów do mailingu.

3.7. Wykorzystanie narzędzi do walidacji poczty elektronicznej

Walidacja e-maili – to standardowe zadanie dla każdego, kto pracuje z tym kanałem. Dlatego potrzeba serwisów do weryfikacji e-maili istnieje od dawna. A w sieci można znaleźć dziesiątki opcji o mniej więcej tej samej funkcjonalności.

Kiedy ludzie pytają, jak zweryfikować skrzynkę pocztową, najszybsza odpowiedź – użycie serwisów weryfikacyjnych. Wystarczy wpisać adres w specjalnej linii i rozpocząć analizę. Wynik pojawi się na ekranie w ciągu kilku sekund.

Aby uzyskać dokładniejsze dane, należy korzystać z kilku narzędzi jednocześnie. Zmniejszy to ryzyko wystąpienia błędów i pozwoli na pewne wykorzystanie adresów do mailingu. 

3.7.1. Jak one działają?

Większość serwisów walidujących skrzynki pocztowe wykorzystuje złożone monitorowanie danych, takie jak sprawdzanie składni, pingowanie serwera i interakcja z DNS.

Aby upewnić się, że algorytmy działają poprawnie, warto dodać kilka swoich adresów do serwisu i ocenić wynik. Jeśli nie ma problemów, można wykorzystywać to narzędzie do realizacji zadań.

Większość popularnych serwisów z powodzeniem radzi sobie z weryfikacją poczty elektronicznej. A użytkownik musi tylko skopiować maila, aby dodać go do kolejnej masowej wysyłki.

4. Najlepsze narzędzia do weryfikacji adresów poczty elektronicznej

Po wpisaniu w pasek wyszukiwania zapytania, związanego z najlepszymi narzędziami do analizy poczty elektronicznej, pojawi się duża liczba opcji. Natomiast użytkownik będzie musiał dokonać wyboru na własną rękę.

Każda strona internetowa może twierdzić, że jest najlepszym narzędziem do sprawdzania wiadomości e-mail, ponieważ nie ma nic skomplikowanego w mechanizmie weryfikacji e-maili. Niektóre narzędzia używają tylko jednego sposobu uzyskania danych, a użytkownik nawet nie będzie o tym wiedział. 

Wśród walidatorów adresów można wyróżnić SalesHandy z API. Po wgraniu listy odbiorców algorytmy sprawdzają skrzynki i dzielą ich na kilka segmentów. Zaraz po zakończeniu analizy dostępne są informacje o ważnych, nieważnych i ryzykownych mailach.

SalesHandy można łatwo znaleźć w wynikach wyszukiwania Google, wyszukując “jak zweryfikować adres e-mail”. Jednak jako narzędzie do mailingu może nie być odpowiednie dla wszystkich marketerów czy właścicieli firm. Dlatego warto zacząć od globalnych potrzeb, a nie pojedynczego zadania.

Dobrą alternatywą jest Hunter’s Email Verifier. Serwis wykorzystuje kompleksowy algorytm do weryfikacji danych adresowych i zapewnia, że każda skrzynka pocztowa jest bezpieczna do wysyłania e-maili. 

Jeśli na potrzeby e-mail outreach używany jest email address lookup, można zaoszczędzić na tym czas i skorzystać z innej opcji. Giełda PRPosting zapewnia dostęp do ponad 40 000 dawców. Można komunikować się z właścicielami stron internetowych w łatwym w obsłudze interfejsie i nie czekać kilka tygodni na odpowiedź mailową. 

Oprócz szybkiego dostępu do bazy webmasterów serwis daje również gwarancję umieszczenia linków. Zastępuje on wszelkie bazy stron do outreach i freelancerów, które oferują setki linków za 100$ i mogą zagrozić rozwojowi strony.

5. Podsumowanie

Walidacja i weryfikacja adresów – to najważniejsze zadania, które wpływają na efektywność pracy z e-mail kanałem. Jeśli nie zwrócić uwagi na te procedury, istnieje ryzyko zmarnowania pieniędzy. 

FAQ

Czym jest walidacja poczty elektronicznej?

Jest to procedura sprawdzania poprawności adresu e-mail. Jeśli skrzynka istnieje, serwisy analityczne odnajdą ją i wyświetlą informacje. 

Czym jest weryfikacja poczty elektronicznej?

Jest to proces potwierdzania skrzynki pocztowej. Zazwyczaj wysyłany jest e-mail z linkiem aktywacyjnym. Po jego kliknięciu użytkownik zostaje automatycznie dodany do bazy subskrybentów. 

Dlaczego trzeba weryfikować adresy e-mail przed wysłaniem wiadomości?

Aby zmniejszyć bounce rate, zwiększyć dostarczalność maili, utrzymać wysoką reputację nadawcy, a przede wszystkim zwiększyć efektywność mailingu. 

Jak zweryfikować adres poczty elektronicznej bez wysyłania maila?

Do tego można wykorzystać ping serwera, sprawdzenie dostępności domeny, analizę DNS i MX oraz inne metody.